PORTARIA Nº 312/2001

Art. 4º. O Arquivo Geral da Corporação guardará os documentos a seguir, obedecendo os seguintes prazos:

1º – Permanentemente:

I – Documentos históricos relacionados com a Polícia Militar, assim considerados:

a) documentos que autorizam a edificação de quartéis, prédios ou Monumentos do Patrimônio Histórico da PMDF;

b) que deram ou vieram dar origem à criação de unidades ou órgãos da Corporação;

c) relacionados com o traçado urbanístico da área onde se localiza os quartéis e edificações da PMDF;

d) que deram origem a criação de brasões, bandeiras ou insígnias de UPMs;

e) outros que por suas características e a critério do Comandante Geral sejam do interesse da Corporação;

II- Boletins Ostensivo, Reservado e Financeiro, editados pelo Comando Geral, e Comandantes de UPM;
III- Certidões de assentamentos e alterações dos servidores civis e militares (efetivos e ex.)
IV- Autos de ISO (Inquéritos Sanitário de Origem) e AO (Atestado de Origem);
V- Processos de Concessão de Pensão;
VI- Portarias e demais atos administrativos que estabeleçam procedimentos administrativos ou similares;
VII- Relatórios anuais da Corporação e das OPM;
VIII- Ações Judiciais de qualquer natureza;
IX- Procedimentos disciplinares (Sindicância, IT, PAL, Conselho de Disciplina e Justificação, e Inquéritos Administrativos);
X- Ficha financeira e folha de pagamento do pessoal militar e civil;
XI- Contracheques e demonstrativos de pagamento de pessoal; e,
XII- Tomada de contas e prestação de contas.

§ 2º-Durante 47 (quarenta e sete) anos :

I- Contratos de admissão e demissão de pessoal;
II- Processos de apresentação, remoção, reassunção, e requisição de servidores; e
III- Processos de concessão de direitos e vantagens de servidores civis ou militares

§ 3°-Durante 20 (vinte) anos:

I – Livro de atas de inspeção de saúde

§ 4°- Durante 07 (sete) anos:

I- Contracheque e demonstrativos de pagamento de pessoal civil ou militar.

§ 5°- Durante 06 (seis) anos:

I- Provas relativas a cursos e concursos públicos internos e externos de qualquer natureza.

§ 6°-Durante 05 (cinco) anos:

I- Processos de pagamento de qualquer natureza;
II- Diários oficiais da União e do DF;
III- Processos diversos referentes a verbas;
IV- Avisos de débitos e créditos;
V- Recibos de depósitos bancários;
VI- Recibos de arrecadação e receita;
VII- Balanços e balancetes contábeis diversos;
VIII- Demonstrativos diversos de aquisição e consumo;
IX- Requisições diversas de material permanente;
X- Processos licitatórios em geral, bem como notas de empenho, de recebimento de material e ordens de pagamento;
XI- Declaração anual de rendimentos, para fins de imposto de renda;
XII- Processos de quadro de acesso;
XIII- Processo de concessão de medalha;
XIV- Recibos de livros de protocolo;
XV- Ocorrências policiais diversas;
XVI- Relatórios de cursos;
XVII- Livros de partes diárias ou similares; e
XVIII- Ofícios e memorandos diversos, radio, telex, mensagens recebidas e cópia das expedidas.

§ 7°-Durante 02 (dois) anos

I- Relatórios de serviços, de qualquer natureza;
II- Notas para imprensa;
III- Cópias de certificados e declarações diversas;
IV- Minutas diversas;
V- Escalas de serviços ordinários e extraordinários;
VI- Mapa Força, de distribuição e de controle diversos;
VII- Requerimentos, partes e solicitações diversas; e,
VIII- Ordens de operações, nota de instrução, ordens de serviço e Similares.

Art 5°– Os documentos de natureza sigilosa serão tratados de acordo com o que preceitua as Instruções Gerais para Salvaguarda de Assuntos Sigilosos (IGSAS), contidas na Portaria PMDF de nº 256, de 03 de janeiro de 2000.

Art. 6º – Excetuando-se os boletins que devem ser arquivados, por tempo indeterminado, as UPMs apenas manterão em arquivo, os documentos de outra natureza, por um período máximo de 05 (cinco) anos.

Parágrafo único – O Comandante Geral poderá autorizar a permanência na UPM, de documento relacionado com a história e origem do Corpo, desde que exclusivamente destinada à exposição do patrimônio histórico da Unidade.

Art. 7º – Os documentos não enumerados nos artigos anteriores, deverão ser arquivados e/ou eliminados, conforme previsão existente na Tabela de Temporalidade de Documentos, aprovada pela Portaria n.º 033/SEA, de 22 de janeiro de 1998, publicada no DODF, n.º 16, de 23 de janeiro de 1988.

Art. 8º – Anualmente, durante o primeiro semestre, cada UPM deverá efetuar levantamento dos documentos que vierem a completar os prazos estipulados nesta Portaria e na Tabela de Temporalidade de Documentos da SEA/DF (em sua fase corrente) observando a destinação final para estes documentos.

Parágrafo único – Decorrido o prazo estipulado no caput deste artigo, as Unidades deverão remeter à Ajudância-Geral, os documentos que devam ser arquivados ou eliminados, relacionando-os de acordo com seu assunto.

Art. 9º – Os órgãos integrantes do Quartel do Comando Geral, poderão e desde que a critério de cada Chefe, Diretor ou Autoridade equivalente, guardar em seus respectivos setores, além do tempo estabelecido no art. 5°, documentos que por sua natureza, forem considerados imprescindíveis ao funcionamento de sua UPM, passíveis de consultas constantes.

Art. 10 – Os prazos de guarda dos documentos de que trata esta Portaria serão contados a partir da data do despacho para arquivamento exarado pela autoridade competente.

SEÇÃO II
DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS