PORTARIA Nº 477/2005

O CORONEL QOPM COMANDANTE-GERAL DA POLÍCIA MILITAR DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe confere o nº 14, do artigo 13, do Decreto nº 4.284, de 04 de agosto de 1978, que regula a Lei nº 6.450, de 14 de outubro de 1977;

Considerando a necessidade de adequação aos dispositivos da Lei Distrital nº 2.545, de 28 de abril de 2000, e ao artigo 12 do Decreto nº 24.205, de 10 de novembro de 2003, que a regulamentou,  

RESOLVE:  

Art. 1º Estabelecer a presente norma de organização, que se aplica aos processos de trabalho, acervo documental e demais ativos relacionados direta ou indiretamente com a Gestão de Documentos de Arquivo da Corporação.  

Art. 2º Instituir os fundamentos do Sistema de Arquivos (SIARQ/PMDF), com a seguinte estrutura organizacional:  

I – Ajudância-Geral:  

1. a) Arquivo Geral;
2. b) Comissão Central de Arquivos (CCA).

II – Centro de Informação e Administração de Dados (CIAD/PMDF).  

• 1º Compete à Ajudância-Geral estabelecer a política arquivística e de difusão e acesso aos documentos oficiais da Corporação, à luz dos ditames legais, através da Comissão Central de Arquivos (CCA), em colegiado com o Centro de Informação e Administração de Dados (CIAD/PMDF).
• 2º Compete ao Arquivo Geral realizar a coordenação executiva do SIARQ. É também responsável pela preservação e disposição dos conjuntos documentais de terceira idade para consulta pública e de documentos semi-ativos decorrentes da aplicação da tabela de temporalidade. Parágrafo Único. A Tabela de Temporalidade será elaborada e atualizada de forma participativa com as unidades integrantes do sistema.
• 3º A Comissão Central de Arquivos (CCA) constitui órgão do SIARQ/PMDF, de caráter permanente e com previsão no Quadro de Organização (QO) da Ajudância-Geral, dotada de membros com qualificação técnico-profissional interdisciplinar, nos termos do artigo 10 do Decreto nº 24.204, de 10 de novembro de 2003, além de profissionais da área de tecnologia da informação, gestão do conhecimento, qualidade total, e outras consideradas de interesse para o SIARQ/PMDF, independente do posto ou graduação, até o posto máximo de Major.
• 4º Constituem-se competências exclusivas da Comissão Central de Arquivos (CCA):

I – normalizar e orientar os procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos de arquivo em fase corrente e intermediária;  

II – dotar as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos (CSAD) do corpo técnico necessário ao desenvolvimento das atividades a elas afetas;  

III – propor ao Comando da Corporação a celebração de convênios de cooperação técnica, e a realização de programas de aperfeiçoamento, reciclagem e extensão em doutrinas e técnicas necessárias ao Sistema;  

IV – capitanear o processo de eliminação de documentos oficiais junto ao Órgão Central do SIARDF, nos termos da Lei;  

V – promover a adequação de depósitos, repositórios, mobiliários e rotinas de segurança e administração de emergências nos acervos documentários de arquivo, de modo a consolidar o escopo das ações de tratamento documental na Corporação.  

• 5º Compete ao CIAD prover suporte físico e técnico no campo das tecnologias da informação, de modo à padronização de interfaces e à interatividade da informação arquivística na Corporação.

Art. 3º São produtos do SIARQ/PMDF:  

I – o Plano de Classificação de Documentos por Assuntos;  

II – a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;  

III – os Manuais de Gestão de Documentos de Arquivo;  

IV – o Sistema Integrado de Controle de Documentos de Arquivo (protocolo informatizado);  

V – os instrumentos de pesquisa editados pelo Arquivo Geral;  

VI – as atividades culturais promovidas pelo Arquivo Geral.  

Art. 4º São serviços oferecidos pela Gestão de Documentos de Arquivo da Corporação:  

I – a administração do acervo de documentos de arquivo;  

II – a disponibilização de bases de dados e imagens de documentos de arquivo;  

III – a avaliação, a seleção e a eliminação de documentos, conformidade com as normas legais vigentes;  

IV – a classificação de documentos, com base no Plano de Classificação de Documentos, e o consequente fim das massas documentais acumuladas;  

V – o apoio técnico à aplicação da Tabela de Temporalidade e do Plano de Classificação;  

VI – a atualização da Tabela de Temporalidade e do Plano de Classificação;  

VII – a padronização da editoração dos documentos oficiais;  

VIII – o incremento à pesquisa em documentos de arquivo;  

IX – a digitalização de acervo administrativo e técnico;  

X – a informação ágil sobre o andamento de documentos; 

XI – o apoio técnico à organização de acervo em fase corrente; 

XII – a melhoria das condições gerais das funções administrativo-operacionais, em função da agilidade na recuperação da informação arquivística essencial.  

XIII – a organização, o controle, a preservação e a conservação de documentos encaminhados para arquivamento;  

XIV – a transferência e o recolhimento de documentos, segundo critérios técnico-legais;  

XV – o armazenamento e a segurança do acervo documental, segundo as diretrizes definidas pelo Arquivo Nacional; XVI – os benefícios aos executores internos e comunidades específicas de usuários da informação arquivística sob a guarda da Corporação.  

Art. 5º As Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos (CSAD) serão constituídas em cada UPM pelo Oficial de Secretaria, pelo Oficial P/3 e pelo Chefe da 1ª Seção, sendo este o presidente. O Oficial P/4 atuará como suplente durante o eventual afastamento de qualquer dos membros titulares da CSAD, assinando como presidente caso a antiguidade assim o recomendar.  

Art. 6º Os trabalhos das CSAD, diretamente subordinadas à CCA por delegação do Subcomandante-Geral da Corporação, serão iniciados prioritariamente nos órgãos de direção geral e órgãos de direção setorial, e posteriormente estender-se-ão aos órgãos de apoio e órgãos de execução, segundo avaliação da CCA e as disponibilidades humanas e materiais colocadas a serviço do sistema, segundo a escala de prioridades abaixo:  

I – Nível mínimo a) instituir a CCA b) celebrar convênios para viabilizar o treinamento e capacitação técnica das CSAD;  

1. c) treinar e capacitar os integrantes das CSAD.

II – Nível mínimo ampliado a) elaborar o Plano de Classificação de Documentos de Arquivo para a atividade fim, com o concurso das CSAD, e adequação das recomendações do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) para a classificação dos documentos provenientes da atividade meio;  

1. b) elaborar, com o concurso das CSAD, a Tabela de Temporalidade de Documentos para as atividades meio e fim da Corporação; c) instituir o Centro de Arquivamento Intermediário no Arquivo Geral.

III – Nível intermediário  

1. a) atualizar o Regimento Interno da Ajudância-Geral, moldando-a às novas competências de órgão “gestor de documentos de arquivo”;
2. b) transferir o Arquivo Geral para instalações adequadas e salubres, tanto para o acervo quanto para os serventuários; c) viabilizar a dotação gradativas das UPMs em termos de mobiliário, embalagens e utensílios adequados à gestão documental.

IV – Nível máximo  

1. a) instituir sistema unificado de controle eletrônico de protocolos em todas as UPMs da Corporação;
2. b) implantar novas tecnologias de informação para o fomento do sistema;
3. c) manter sob contínua atualização o sistema e as pessoas nele envolvidas;
4. d) avaliar os resultados da gestão documental.

Art. 7º Todos os documentos recolhidos ao Arquivo Geral, para fins de eliminação, e que não foram avaliados, deverão aguardar em depósito adequado à sua conservação e preservação, na condição de massa documental acumulada, até a edição e aprovação do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo por Assunto e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo.  

Art. 8º Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.  

Art. 9º A presente Portaria entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogadas as normas sobre Guarda e Eliminação de Documentos Oficiais da Corporação, aprovadas pela Portaria PMDF nº 312, de 30 de março de 2001, publicada no BCG nº 066, de 06 de abril de 2001, e demais disposições em contrário.  

RENATO FERNANDES DE AZEVEDO – CEL QOPM  

Comandante-Geral