PORTARIA Nº 005/1990

O Coronel QOPM Comandante Geral, no uso de suas atribuições legais, considerando a necessidade de ajustar os dispositivos do Dec. N° 2858/75 aos interesses da Corporação,

RESOLVE:

Art. 1° – Estabelecer as atividades relacionadas com a guarda e eliminação de documentos oficiais no âmbito da Corporação.

Art- 2° – Para efeito desta Portaria, considera-se documento oficial, todo e qualquer documento recebido, expedido ou elaborado pela Corporação.

SEÇÃO I
DA GUARDA DE DOCUMENTOS

Art. 3° – O Arquivo Geral da Corporação guardará os documentos a seguir, obedecendo os seguintes prazos:

I – Por tempo indeterminado:

a. – Documentos históricos relacionados com a Polícia Militar, assim considerados:
a.1 – documentos que autorizam a edificação de Quartéis, Prédios ou Monumentos do Patrimônio Histórico da PMDF;
a.2 – que deram ou vieram a dar origem a criação de Unidades ou órgãos da Corporação;
a. 3 – relacionados com o traçado urbanístico da área onde se localizam os quartéis e edificações da Polícia Militar;
a. 4 – que deram origem a criação de Brasões, Bandeiras ou Insígnias de OPMs;
a.5 – outros que por suas características e a critério do Comandante Geral, sejam do interesse da Corporação.

b – Boletins Ostensivo, Reservado e Financeiro, editados pelo Cmdo Geral, e Comandantes de OPMs.

c – Certidões de Assentamentos e Alterações dos Servidores Civis e Militares (efetivos e ex. ) .

d – Autos de ISO (Inquérito Sanitário de Origem) e AO (Atestado de Origem).

e – Processos de Concessão de Pensão.

f – Portarias e demais atos administrativos que estabeleçam procedimentos administrativos ou similar.

II – Serão guardados durante 35 (trinta e cinco) anos:

• Relatórios Anuais da Corporação e das OPMs.
• Contratos de Admissão e Demissão de Pessoal.
• Ações Judiciais de qualquer natureza.
• Documentos sigilosos de qualquer natureza, regulados pelo RSAS(Dec. 79.099/77).

III – Serão guardados durante 20(vinte) anos:

• Autos de Sindicância e Inquéritos Administrativos.
• Processos de Concessão de Direitos e Vantagens de Servidores Civis ou Militares.
• Livro de Atas de Inspeção de Saúde.

IV – Serão guardados durante 05 (cinco) anos:

• Ficha Financeira e Folha de Pagamento do Pessoal Militar e Civil.
• Processos de pagamento de qualquer natureza.
• Contracheques e demonstrativos de pagamento de pessoal.
• Diários Oficiais da União e Distrito Federal.
• Processos diversos referentes a verbas.
• Avisos de débitos e créditos.
• Recibos de depósitos bancários.
• Recibos de arrecadação e receitas.
• Balanços e Balancetes contábeis diversos.
• Demonstrativos diversos de aquisição e consumo.
• Requisições diversas de material permanente.
• Processos licitatórios em geral, bem como notas de empenho, de recebimento de material e ordens de pagamento.
• Declaração anual de rendimentos, para fins de Imposto de Renda.
• Processos de apresentação, remoção, reassunção e requisição de servidores.
• Processos de Quadro de Acesso.
• Processos de Concessão de Medalha.
• Recibos de livros de protocolo.
• Ocorrências policiais diversas.
• Livros de Partes Diárias ou similar.
• Ofícios e memorandos diversos, rádio, telex, mensagens recebidas e cópia das expedidas.

V – Serão guardados durante 02(dois) anos:

• Relatórios de Cursos.
• Relatórios de Serviços, de qualquer natureza.
• Mapa Força, de distribuição e de controle diversos.
• Notas para a Imprensa.
• Cópias de certificados e declarações diversas.
• Minutas diversas.
• Requerimentos, partes e solicitações diversas.
• Ordens de Operações, notas de instrução, ordens de serviço e similares.
• Escalas de serviço. ‘
• Provas relativas a Cursos e Concursos Públicos Interno e Externo de qualquer natureza.

Art. 4° – Serão guardados no Arquivo Geral da Corporação, até o período máximo de 05(cinco) anos após baixa definitiva do bem patrimonial, o respectivo processo referente a sua aquisição , Coação ou alienação.

Art. 5° – Excetuando-se os boletins que devem ser arquivados, por tempo indeterminado, as OPMs só poderão manter em seu arquivo documentos de qualquer natureza, por um período máximo de 05 (cinco) anos.

Parágrafo Único – O Comandante Geral poderá autorizar a permanência na OPM, de documento relacionado com a história e • origem do Corpo, desde que exclusivamente destinado a exposição e ao patrimônio histórico da Unidade.

Art. 6° – Os demais documentos não enumerados nos arquivos precedentes, deverão ser arquivados por um período máximo de 05(cinco) anos.

Art. 7° – Anualmente, durante o primeiro semestre cada OPM deverá efetuar levantamento dos documentos que vierem a completar o período de 05(cinco) anos em arquivo.

Parágrafo Único – Decorrido o prazo estipulado no caput deste artigo, as Unidades deverão remeter à Ajudância Geral, os documentos que devam ser arquivados ou incinerados, relacionando-os de acordo com sua natureza.

Art. 8° – Os órgãos integrantes do Quartel do Cmdo Geral, poderão e desde que a critério de cada Chefe, Diretor ou autoridade equivalente, guardar em seus respectivos setores, além do tempo estabelecido, documentos que por sua natureza, forem considerados imprescindíveis ao funcionamento de sua OPM, passíveis de consultas constantes.

Art. 9° – Os prazos de guarda dos documentos de que trata esta Portaria serão contados a partir da data do despacho para arquivamento exarado pela autoridade competente.

SEÇÃO II
DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 10° – A eliminação de todo e qualquer documento da Policia Militar, é da competência exclusiva da Ajudância Geral da Corporação.

Art. 11° – Anualmente, durante o segundo semestre, será designada pelo Comandante Geral, uma Comissão incumbida de examinar e classificar os documentos recolhidos ao Arquivo Geral, eliminando-se aqueles que, de acordo com os prazos estabelecidos nesta Portaria, não mais justificarem sua respectiva guarda.

Parágrafo Único – A Comissão de que trata o caput deste artigo, será composta por 05(cinco) Oficiais, sendo presidida pelo Ajudante Geral, e tendo obrigatoriamente como integrante 01 (um) Oficial da Diretoria de Pessoal, e o Chefe do Arquivo Geral da Corporação.

Art. 12° – Os documentos eliminados serão inutilizados por destruição mecânica ou por processo adequado que assegure a sua total descaracterização.

Parágrafo Único – A descaracterização dos documentos eliminados será feita sob a orientação, fiscalização e responsabilidade direta da Ajudância Geral.

Art. 13° – Os documentos a serem eliminados, deverão ser relacionados discriminadamente e constarem do competente Termo de Eliminação, conforme modelo anexo.

Art. 14° – Os documentos oficiais de que trata esta portaria, poderão a critério exclusivo do Cmt Geral, serem devidamente microfilmados, gravados em fitas magnéticas, eletrônicas, ou qualquer outro meio similar, independente de obrigatoriedade de eliminação ou guarda permanente.

Art. 15° – Os casos omissos ou dúvidas surgidas na execução desta Portaria, serão resolvidos preliminarmente pela Comissão de que trata o artigo 70, e em última instância pelo Comandante Geral.

Art. 16° – A presente Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, ficando revogadas as Normas sobre Guarda e Eliminação de Documentos Oficiais da Corporação, constantes do Boletim do Comando Geral no 118, de 27Jun88 (página 2029) e demais disposições em contrário.