PORTARIA Nº 891/2014

O COMANDANTE-GERAL DA POLÍCIA MILITAR DO DISTRITO FEDERAL, no uso da competência prevista no artigo 4º da Lei Federal nº 6.450/1977, combinado com o inciso IV do
artigo 3º do Decreto Federal nº 7.165/2010,

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DA FINALIDADE

Art. 1º Aprovar o processo para contratações e aquisições de soluções de Tecnologia da Informação, conforme anexo, de acordo com orientações propostas na Decisão 326/2013 do Tribunal de Contas do Distrito Federal.

Art. 2º A presente portaria tem por finalidade normatizar e padronizar procedimentos relacionados à sistemática referente ao processo para contratações e aquisições de soluções de Tecnologia da Informação, conforme disposto na Instrução Normativa nº 04, adotada no âmbito da Polícia Militar do Distrito Federal (PMDF) por força do Decreto do Governo do Distrito Federal nº 34.637/2013.

Art. 3º Além do decreto aludido no artigo 3º, os procedimentos descritos nesta Portaria, de forma não taxativa, encontram amparo e referência nas seguintes normas:

I – Lei nº 8.666/1993;
II – Decreto Federal nº 7.174/2010;
III – Instruções Normativas nº 02/2008 e nº 04/2010 da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento e Gestão (SLTI/MPOG);
IV – Decisões nº 326 e 469 do Tribunal de Contas do Distrito Federal (TCDF);
V – Portarias PMDF nº 743/2012, 857/2012, 859/2013 e 871/2013.

CAPÍTULO II
DA DEFINIÇÃO DE TERMOS

Art. 4º Para efeitos de padronização de nomenclatura, adotam-se as seguintes definições:

I – Demanda: solicitação de desenvolvimento, contratação ou aquisição de um novo material ou serviço, uma sugestão de melhoria ou uma simples tarefa. Deverá ser apresentada em documento formal, que poderá se tornar em subprojeto, projeto ou programa;

II – Projeto: empreendimento planejado, orientado a resultados, possuindo atividades com início e término, para atingir um objetivo claro e definido. Os projetos são empreendidos em todos os níveis organizacionais, podendo envolver uma ou múltiplas unidades;

III – Solução de TI: conjunto de bens e serviços de Tecnologia da Informação e automação que se integram para o alcance dos resultados pretendidos com a contratação;

IV – Documento de Oficialização da Demanda (DOD): documento que contém o detalhamento da necessidade da Área Requisitante da Solução a ser atendida pela contratação;

V – Coordenador Setorial de Orçamento (CSO): autoridade policial militar que detenha
responsabilidade pela gestão de recursos detalhados no plano interno de orçamento da Corporação e previstos na lei orçamentária;

VI – Equipe de Planejamento da Contratação: equipe envolvida no planejamento da contratação, composta por:

a) Integrante Técnico: servidor representante da Área de Tecnologia da Informação, indicado pela autoridade competente dessa área;

b) Integrante Administrativo: servidor representante da Área Administrativa, indicado pela autoridade competente dessa área;

c) Integrante Requisitante: servidor representante da Área Requisitante da Solução, indicado pela autoridade competente dessa área;

VII – Equipe de Gerenciamento do Contrato: equipe composta por Gestor, Fiscal Técnico, Fiscal Administrativo e Fiscal Requisitante do Contrato.

VIII – Gestor do Contrato: servidor com atribuições gerenciais, técnicas e operacionais relacionadas ao processo de gestão do contrato, indicado por autoridade competente;

IX – Fiscal Técnico do Contrato: servidor representante da Área de Tecnologia da Informação, indicado pela autoridade competente dessa área para fiscalizar tecnicamente o contrato;

X – Fiscal Administrativo do Contrato: servidor representante da Área Administrativa, indicado pela autoridade competente dessa área para fiscalizar o contrato quanto aos aspectos administrativos;

XI – Fiscal do Requisitante do Contrato: servidor representante da Área Requisitante da Solução, indicado pela autoridade competente dessa área para fiscalizar o contrato do ponto de vista funcional da Solução de Tecnologia da Informação;

XII – Preposto: funcionário representante da contratada, responsável por acompanhar a execução do contrato e atuar como interlocutor principal junto à contratante, incumbido de receber, diligenciar, encaminhar e responder as principais questões técnicas, legais e administrativas referentes ao andamento contratual;

CAPÍTULO III
DAS FASES DA CONTRATAÇÃO

Art. 5º São Fases da Contratação de Solução de Tecnologia da Informação na PMDF:
I – Planejamento da Contratação;
II – Seleção de Fornecedores e;
III – Gerenciamento do Contrato.

CAPÍTULO IV
DO PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO

Art. 6º A fase de Planejamento da Contratação terá início com o recebimento, pelo Coordenador Setorial de Orçamento (CSO) da Área de Tecnologia da Informação, do Documento de Oficialização da Demanda (DOD), desenvolvido pela área requisitante da PMDF.

Art. 7º O CSO da Área de Tecnologia da Informação deverá:
I – realizar análise técnica preliminar da Demanda;
II – indicar o Integrante Técnico para composição da Equipe de Planejamento da Contratação;
III – incluir a Demanda no Plano Interno de Orçamento Setorial (PIOS) e;
IV – encaminhar o DOD para a área requisitante para ajustes, caso seja necessário.

Art. 8º O DOD será encaminhado pelo CSO ao Estado-Maior da PMDF, que terá como atribuição:

I – realizar análises referentes ao alinhamento estratégico, orçamentário e de portifólio de projetos;

II – decidir, motivadamente, pela contratação;

III – solicitar ao Departamento de Logística e Finanças, área responsável pelas licitações e contratos, que designe Integrante Administrativo para compor a demanda;

IV – instituir Equipe de Planejamento da Contratação, com publicação de designação em Boletim do Comando-Geral, e;

V – encaminhar o DOD para a Equipe de Planejamento da Contratação para o desenvolvimento dos documentos referentes.

Art. 9º A Equipe de Planejamento da Contratação, composta pelos integrantes requisitante, técnico e administrativo deverá desenvolver os seguintes artefatos para a contratação:

§1º Artefatos da IN04:

I – Análise de Viabilidade da Contratação;
II – Plano de Sustentação;
III – Estratégia de Contratação;
IV – Análise de Riscos.

§2º Artefatos da Metodologia de Gerenciamento de Projetos da PMDF (MGP/PMDF):
I – Termo de Abertura de Projetos;
II – Declaração do Escopo;
III – Estrutura Analítica de Projetos.

§3º Projeto Básico ou Termo de Referência e seus anexos.

Art. 10. Os constantes nos §§ 1º e 2º do artigo anterior serão consolidados em um único
documento.

Parágrafo Único. Os documentos referentes ao Projeto Básico ou Termo de Referência deverão
formar um segundo volume.

Art. 11° Os documentos desenvolvidos pela Equipe de Planejamento da Contratação deverão ser encaminhados para o CSO para realização de análise técnica da solução, com consequente expedição de parecer técnico.

Art. 12° Os documentos desenvolvidos pela Equipe de Planejamento da Contratação deverão ser encaminhados para o CSO para realização de análise técnica da solução, com consequente
expedição de parecer técnico.

Art. 13° Após lavratura de parecer técnico, toda a documentação será encaminhada para avaliação do Comitê Estratégico de Tecnologia da Informação (CETI).
Art. 14° Ao CETI, órgão deliberativo com atribuições regimentais previstas na Portaria PMDF nº 871/2013, compete realizar a priorização dos investimentos relacionados às contratações de soluções de TI que lhes forem apresentadas.

§1º O CETI deverá se reunir ordinariamente, nos termos inc. I do art. 13 da Portaria 871, para
avaliar e priorizar os investimentos de TI.

§2º A cópia da ata, contendo as resoluções do CETI deverão acompanhar a documentação relacionada à contratação das soluções de TI, sendo esta autuada no mesmo volume dos documentos constantes do §1º do art. 8º desta Portaria.

Art. 15° Os documentos referentes à contratação serão encaminhados ao CSO, que deverá:
I – realizar verificação final de documentação (checklist) e emitir relatório de conformidade;
II – encaminhar documentação para correção, caso haja necessidade e;
III – encaminhar a documentação referente à contratação de solução de TI para a Secretaria-Geral, que realizará a autuação e a encaminhará ao DLF para que seja dado início à fase de seleção do fornecedor.

CAPÍTULO V
DA SELEÇÃO DE FORNECEDORES

Art. 16° A fase de seleção de fornecedores se inicia com a autuação do processo junto à SecretariaGeral da PMDF e encaminhamento deste ao Departamento de Logística e Finanças, que terá como atribuição conduzir as etapas desta fase, sendo apoiada tecnicamente pelo CSO de TI.

Art. 17° Nos termos da Lei nº 10.520, de 2002, será adotada a modalidade Pregão para as contratações, preferencialmente na forma eletrônica.

Art. 18° A fase de Seleção do Fornecedor se encerrará com a assinatura do contrato e com a
nomeação, em Diário Oficial do Distrito Federal, do:
I – Gestor do Contrato;
II – Fiscal Técnico do Contrato;
III – Fiscal Requisitante do Contrato; e
IV – Fiscal Administrativo do Contrato

§1º Os Fiscais Técnico, Requisitante e Administrativo do Contrato serão, preferencialmente, os Integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação;

§2º A Equipe de Planejamento da Contratação será automaticamente destituída quando da assinatura do contrato.

CAPÍTULO VI
DO GERENCIAMENTO DOS CONTRATOS

Art. 19° A fase de Gerenciamento do Contrato visa acompanhar e garantir a adequada prestação dos serviços e o fornecimento dos bens que compõem a Solução de Tecnologia da Informação durante todo o período de execução do contrato e compreende as seguintes tarefas, desenvolvidas pelo gestor do contrato, em conjunto com os fiscais técnico, requisitante e administrativo:

I – no início do Contrato, providenciar a elaboração do Plano de Inserção da contratada e realizar reunião inicial, com a participação dos Fiscais Técnico, Requisitante e Administrativo do Contrato, da contratada e dos demais intervenientes por ele identificados, cuja pauta observará, pelo menos:

a) presença do representante legal da contratada, que apresentará o preposto da mesma;
b) entrega, por parte da contratada, do termo de compromisso e do termo de ciência,
c) conforme art. 15, inciso VI; e esclarecimentos relativos a questões operacionais, administrativas e de gerenciamento do contrato;

II – encaminhar à Contratada, formalmente, as Ordens de Serviço ou de Fornecimento de Bem;
III – realizar o monitoramento da execução, nos termos do art. 25, inc III, letras “a” a “n” da IN04;

IV – realizar a transição contratual, quando aplicável, e encerramento do contrato, que deverá observar o Plano de Sustentação.

Art. 20° Para cada contrato, deverá haver pelo menos uma Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens, ou tantas quantas forem necessárias para consecução do objeto contratado.

Art. 21° No caso de aditamento contratual, o Gestor do Contrato deverá encaminhar à Área Administrativa, com pelo menos 60 dias de antecedência do término do contrato, documentação explicitando os motivos para tal aditamento.

Parágrafo único. Subsidiarão o ato previsto no caput deste artigo:
I – a documentação contida no Histórico de Gerenciamento do Contrato e;
II – os princípios da manutenção da necessidade, economicidade e oportunidade da contratação

CAPÍTULO VII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 22° A elaboração dos documentos mencionados nesta portaria deverá seguir os modelos disponibilizados no Portal do Escritório de Projetos da PMDF, bem como o Manual de Redação Oficial em vigor na Corporação.

Art. 23° Aplica-se, subsidiariamente a esta norma, o disposto na Instrução Normativa nº 2, de 30 de abril de 2008, que disciplina as contratações de serviços gerais, ou o dispositivo legal que a venha substituir.
Art. 24° O Estado-Maior fica designado como órgão responsável pelo planejamento e pela gestão administrativa, devendo integrar e coordenar, conjuntamente com os demais órgãos e atores envolvidos, o referido processo.

Art. 25° A Diretoria de Telemática (DITEL) do Departamento de Logística e Finanças deverá disponibilizar ferramenta de TI que possibilite o gerenciamento das informações relativas à gestão e o acompanhamento do processo, bem como Portal para divulgação das informações e modelos referentes ao processo.

Art. 26° O processo de trabalho disciplinado na presente portaria encontra-se disposto de forma resumida nos fluxos constantes do Anexo.

Art. 27° Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação

ANDERSON CARLOS DE CASTRO MOURA – CEL QOPM
Comandante-Geral