PORTARIA Nº 235/1999

O COMANDANTE GERAL DA POLÍCIA MILITAR DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe confere o artigo 4, da Lei n° 6.450 de 14OUT77, alterada pela Lei n° 7.457, de 09OUT86, combinado com o artigo 13, do Decreto n° 4.284, de 04AGO78, e 

Considerando o disposto na Lei Federal n° 8.159, de 08 de janeiro de 1991; no Decreto Federal n° 2.182, de 20 de março de 1997 e a legislação vigente sobre arquivos públicos,

RESOLVE:

CAPÍTULO I
Das Disposições Gerais

Art. 1º compete ao Centro e Inteligência da PMDF, a gestão de documentos sigilosos produzidos na Corporação:

§ 1 Para fins desta Portaria, no que couber, considera-se: 

a) acondicionamento: a embalagem e a guarda de documentos de arquivo de forma apropriada à sua preservação e manuseio;

b) arquivamento: sequência de operações que visam a guarda de documentos – ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento;

c) arquivo corrente: conjunto de documentos em tramitação ou não, que pelo seu valor primário é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração – unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo corrente;

d) arquivo intermediário: conjunto de documentos originário de arquivo corrente, com uso pouco frequente e que aguarda eliminação – unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo intermediário;

e) arquivo permanente: conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor – unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo permanente também chamado de arquivo histórico;

f) avaliação: processo de análise e identificação dos valores dos documentos de arquivo com vista a sua seleção e destinação final;

g) destinação: decisão, a partir da avaliação, quanto ao encaminhamento dos documentos para guarda permanente ou eliminação;

h) eliminação: destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para guarda permanente;

i) higienização técnica de conservação: a retirada de poeira e outros resíduos estranhos aos documentos, com vista à sua preservação;

j) lista de eliminação: relação de documentos cuja eliminação foi autorizada;

k) ordenação: ato ou efeito de dispor documentos ou informações segundo um determinado método;

l) período de retenção: período de tempo, baseado em estimativa de uso, em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes, antes de serem transferidos para um arquivo intermediário, antes de serem recolhidos ao arquivo permanente;

m) prazo de eliminação: prazo pré-definido para eliminação de documentos não considerados de valor permanente;

n) prazo de guarda: prazo pré-definido, ao fim do qual a destinação é efetivada. Também referido como prazo de retenção;

o) recolhimento: entrada de documento para guarda permanente, em instituição arquivística pública, após processo de avaliação;

p) termo de eliminação: instrumento que reúne informações sucintas sobre os documentos que, após terem cumprido o prazo de guarda pré-estabelecido, foram eliminados;

q) transferência: passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário;

r) seleção: eleição, durante a avaliação de um arquivo, dos documentos de valor permanente e dos passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidas.

Art. 2º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, arquivamento em fase corrente e  intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 3ª Os documentos sigilosos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

CAPÍTULO II
Da Gestão de Documentos Sigilosos

SEÇÃO I
Da Produção

Art. 4º Os documentos de caráter sigiloso produzidos por qualquer fração das Unidades Policiais Militares, deverão ser controlados e arquivados pelas Seções de Inteligência das respectivas Unidades, ou órgão equivalente.

Art. 5º Os documentos referidos no artigo anterior deverão constar no Livro de Controle de Produção de Documentos Sigilosos.

SEÇÃO II
Da Guarda

Art. 6º serão considerados correntes os Arquivos das Unidades Policiais Militares, assim podendo permanecer arquivados nos mesmos os documentos sigilosos correntes, obedecidos os prazos previstos nesta Portaria.

Art. 7º Será considerado intermediário e permanente, o Arquivo Central de Documentos Sigilosos do Centro de Inteligência, onde deverão permanecer arquivados os documentos sigilosos de valor permanente e, obedecidos os prazos previstos nesta Portaria, os intermediários.

Art. 7º Caberá ao Arquivo Central de Documentos Sigilosos do Centro de Inteligência o arquivamento dos documentos sigilosos permanentes, e, obedecidos os prazos previstos nesta Portaria, os intermediários, excetuando-se os processos apuratórios da Corporação, sob o controle do Departamento de Controle e Correição. (Redação dada pela Portaria PMDF n° 1.134, de 27.08.2020)

Art. 8º O período de retenção para documentos sigilosos correntes e intermediários são os seguintes:

I – documentos correntes: máximo de 02 (dois) anos, a contar da data de sua produção, podendo ser prorrogado, por uma única vez, por mais 2 (dois) anos.

II – documentos intermediários: até que vençam os prazos de classificação ou reclassificação, conforme o caso

Parágrafo único – os documentos sigilosos intermediários, após vencido o período de retenção, deverão ser encaminhados à Subcomissão de Avaliação de Documentos Sigilosos para serem objeto de processo de análise, avaliação e seleção, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

Art. 9º – Todas as Unidades Policiais Militares deverão manter um Livro de Controle de Produção de Documentos Sigilosos, com a finalidade de controlar a desclassificação ou reclassificação desses documentos.

§ 1 deverá constar no Livro de Controle de Produção de Documentos Sigilosos o nome, sigla da Unidade, tipo do documento, número e data da expedição do mesmo, o qual terá a chancela do Oficial chefe da seção de inteligência, ou órgão equivalente, em cada página..

§ 2 Os Chefes das Seções de Inteligência ou órgão equivalente, das Unidades serão os responsáveis pelo referido livro.

Art. 10 – Na primeira quinzena do mês de janeiro, as Unidades Policiais Militares deverão remeter os Livros de controle de Produção de Documentos Sigilosos ao Arquivo Central de Documentos Sigilosos.

Art. 11 – O Chefe do Arquivo Central de Documentos Sigilosos do Centro de Inteligência será o responsável pelo controle dos prazos de vencimento dos documentos sigilosos, encaminhados à Subcomissão de Avaliação de Documentos Sigilosos para serem avaliados e posteriormente remetidos a Comissão Permanente de Acesso para as providências pertinentes.

SEÇÃO III
Da Transferência e do Recolhimento

Art. 12 – os documentos sigilosos que deixarem de compor a fase corrente de arquivamento, ao serem transferidos para o Arquivo Central de Documentos Sigilosos do Centro de Inteligência, deverão estar avaliados, organizados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação e controle.

§ 1 – considera-se transferência a passagem de um arquivo corrente para o arquivo intermediário, onde aguardarão sua destinação final, eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 2 – considera-se recolhimento a entrada de documentos para guarda permanente em um arquivo permanente.

Art. 13 – O instrumento descritivo mencionado no artigo anterior deverá conter os seguintes dados: Unidade de procedência (responsável pela transferência); Unidade destino (responsável pelo arquivamento intermediário); tipo e número das embalagens utilizadas no transporte (caixas, pacotes, envelopes ); tipo e número das unidades de acondicionamento; descrição do conteúdo indicando, entre outras informações, o gênero dos documentos (textual, iconográficos, audiovisual, cartográfico, informático); e datas limites dos documentos.

Parágrafo único. O instrumento descritivo deverá conter data, assinatura e matrícula do responsável pela Unidade que procede a transferência.

Art. 14 – Vencido o período de retenção dos documentos sigilosos correntes, as Unidades deverão transferi-los para o arquivo intermediário do Centro de Inteligência.

§ 1 Os responsáveis pelos arquivos sigilosos das unidades deverão manter rigoroso controle dos documentos na sua produção e custódia, mantendo seus arquivos sempre ordenados.

§ 2 – as Unidades poderão transferir os documentos sob sua custódia que deixarem de ser correntes, por não serem mais objeto de consulta constante, ao arquivo intermediário do Centro de Inteligência, antes do vencimento do período de retenção, desde que respeitada as possibilidades técnicas, os limites de espaço, os recursos humanos e materiais do Centro de Inteligência, devendo, porém, a Unidade interessada, comunicar com antecedência mínima de 60 (sessenta) dias.

Art. 15 – Caberá ao Chefe do Centro de Inteligência tornar as medidas julgadas cabíveis para o recolhimento dos documentos de valor permanente, sem caráter sigiloso, ao Arquivo Geral da Polícia Militar.

Art. 16 – Toda transferência ou recolhimento de documentos sigilosos no âmbito da corporação se efetuará após decorrido os prazos estabelecidos nesta Portaria.

SEÇÃO IV
Da Eliminação

Art. 17 – A eliminação de documentos no âmbito da PMDF, ocorrerá após concluído o processo de avaliação conduzido pela Subcomissão de Avaliação de Documentos Sigilosos, da Comissão Permanente de Acesso, e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Portaria.

Art. 18 – O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de Listagem de Eliminação de Documentos e Termo de Eliminação de Documentos.

Art. 19 – A Listagem de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados e se constituirá na forma do Anexo 1 desta Portaria.

Art. 20 – O Termo de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar as informações do ato de eliminação e se constituirá na forma do Anexo 2 desta Portaria.

Art. 21 –  É de responsabilidade da Subcomissão de Avaliação de Documentos Sigilosos, o encaminhamento da proposta de eliminação de documentos ao órgão central do Sistema de Arquivo do Distrito Federal, para fins de aprovação.

Art. 22 – Além da Listagem de Eliminação de Documentos e do Termo de Eliminação de Documentos, deverá ser elaborado o Edital da Ciência de Eliminação de Documentos, que tem por objetivo dar publicidade, no Diário Oficial do DF, ao ato de eliminação dos acervos arquivísticos oriundos da Corporação.

Parágrafo único Os editais para eliminação de documentos deverão consignar o prazo de 30 (trinta) dias a 45 (quarenta e cinco) dias para possíveis manifestações ou, se for o caso, possibilitar às partes interessadas, às suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processo.

Art. 23 – O Edital de Ciência de Eliminação de Documentos se constituirá na forma do Anexo 3 desta Portaria.

Art. 24 – A limitação de documentos será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, com a supervisão de membros da Subcomissão de Avaliação de Documentos Sigilosos.

Art. 25 – não poderão ser eliminados os documentos sigilosos de valor permanente.

Art. 26 – Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

ANTONIO RIBEIRO DA CUNHA – CEL QOPM
COMANDANTE GERAL DA PMDF