PORTARIA Nº 1255/2022

O COMANDANTE GERAL DA POLÍCIA MILITAR DO DISTRITO FEDERAL, no uso da competência prevista no artigo 4º da Lei Federal nº 6.450, de 14 de outubro de 1977, combinado com os incisos I, II e III do artigo 8º do Decreto Federal nº 10.443, de 28 de julho de 2020; tendo em vista o disposto na Lei Distrital nº 2.834, de 07 de dezembro de 2001, na Lei nº Distrital 2.545, de 28 de abril de 2000, na Lei Distrital nº 4.990, de 12 de dezembro de 2012; e Considerando o teor do Decreto Distrital nº 36.756, de 16 de setembro de 2015, que estabelece o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) como sistema oficial para a gestão de documentos e processos administrativos no âmbito dos órgãos da Administração Direta e Indireta do Distrito Federal, e dá outras providências; Considerando o teor da Portaria SEPLAG nº 459, de 25 de novembro de 2016, que define parâmetros para uso e gestão do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), no âmbito dos órgãos e entidades do Distrito Federal; e Considerando o disposto no Processo SEI-GDF nº 00054-00021115/2020-09; Considerando o teor da Portaria SEEC nº 03, de 05 de janeiro de 2022, que define os parâmetros para uso e gestão do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF) e do Sistema de Permissões (SIP) no âmbito dos órgãos e entidades do Governo do Distrito Federal (GDF), dos serviços sociais autônomos e das organizações sociais, ambos com contrato de gestão firmado com o Governo do Distrito Federal; (Incluído pela Portaria PMDF n° 1.261, de 09 de fevereiro de 2022).

RESOLVE:

Art. 1º Definir procedimentos básicos para uso e gestão do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF) na Polícia Militar do Distrito Federal (PMDF), bem como institui a Unidade Setorial de Gestão do Sistema (USG/SEI-GDF) e a Unidade de Tecnologia de Informação (UTI/SEI-GDF), que integram a estrutura orgânica do Sistema Eletrônico de Informação (SEI-GDF).

Art. 2º A Unidade Setorial de Gestão do Sistema (USG/SEI-GDF) é responsável pela gestão de documentos, protocolos e arquivos da Corporação, no âmbito do SEI.

Art. 3º A Unidade de Tecnologia de Informação (UTI/SEI-GDF) é responsável pela tecnologia da informação da Corporação, no âmbito do SEI. Art. 4º Compete à USG/SEI-GDF no âmbito da Corporação:

I – executar as ações de gestão do SEI-GDF, em consonância com os normativos do Órgão Gestor;

II – aplicar e disseminar as diretrizes, normas e procedimentos relacionadas ao SEI-GDF;

III – informar à Unidade Central de Gestão a necessidade de alimentação e atualização das tabelas auxiliares do SEI-GDF;

IV – manter atualizadas as tabelas auxiliares do SEI-GDF;

V – cadastrar, atribuir e gerenciar os perfis de acesso dos usuários;

VI – orientar e assistir os usuários quanto aos procedimentos operacionais e boas práticas de uso do SEI-GDF, em relação às especificidades dos processos de negócio local;

VII – solicitar à Unidade Central de Gestão do SEI-GDF a capacitação de usuários sempre que necessário;

VIII – orientar as unidades administrativas envolvidas nos processos implantados a produzir e manter atualizadas as Bases de Conhecimento;

IX – orientar as unidades administrativas quanto à guarda e ao acondicionamento dos documentos digitalizados e não certificados digitalmente que forem inseridos no SEI-GDF;

X – atender e orientar as unidades administrativas quanto aos procedimentos de digitalização, de acordo com a legislação vigente e as recomendações técnicas do Órgão Gestor do Sistema;

XI – receber, analisar e encaminhar à Unidade Central de Gestão as ocorrências de problemas técnicos não solucionadas internamente;

XII – cadastrar e gerenciar as permissões de acesso dos usuários;

XIII – monitorar e elaborar relatórios mensais de funcionamento do SEI-GDF que forneçam dados sobre sua implantação e manutenção;

XIV – realizar estudos relacionados ao desenvolvimento do Sistema SEI-GDF na Corporação, com a análise prospectiva de continuidade e segurança institucional;

XV – controlar, coordenar e gerenciar o envio e recebimento de processos ou documentos administrativos digitais para outros órgãos por meio do módulo Barramento (ConectaGov) integrado ao Sistema Eletrônico de Informações SEI-GDF;

XVI – assessorar o Comandante-Geral nas questões relacionadas a utilização do SEI-GDF na Corporação; e

XVII – propor melhorias ao SEI-GDF.

Art. 5º A USG/SEI-GDF será constituída pelos seguintes membros natos:

I – o Chefe do Gabinete do Comandante-Geral (GCG), que a presidirá;

II – o Subchefe do Gabinete do Comandante-Geral;

III – o Chefe da Seção Administrativa do Gabinete do Comandante-Geral;

IV – o Chefe do Arquivo-Geral do Gabinete do Comandante-Geral;

V – o Chefe da Subseção de Protocolo-Geral do Gabinete do Comandante-Geral; e

VI – o Chefe da Subseção Administrativa do Gabinete do Comandante-Geral. Parágrafo Único. O Chefe do Gabinete do Comandante-Geral poderá nomear membros efetivos lotados naquele Gabinete, até o limite de três policiais militares, para comporem a USG/SEI-GDF, juntamente, com os membros natos.

Art. 6º Compete à UTI/SEI-GDF, no âmbito da Corporação:

I – definir um ponto focal da área;

II – manter atualizada a lista de usuários que têm permissão de acesso à rede de comunicação local;

III – conhecer:

1. a) o tipo de conexão com a Unidade Técnica de Gestão;
2. b) a análise do tráfego de rede do órgão com a Unidade Técnica de Gestão; e c) o tipo de processo a ser implantado no SEI-GDF;

IV – fornecer suporte tecnológico referente à implantação e utilização do SEI-GDF; e

V – disponibilizar hardwares, softwares, redes de comunicação e suporte aos usuários.

Art. 7º A UTI/SEI-GDF será constituída pelos seguintes membros natos:

I – o Diretor de Telemática da Polícia Militar do Distrito Federal (DITEL), que a presidirá;

II – o Subdiretor de Telemática;

III – o Chefe da Seção de Atendimento ao Usuário; e

IV – o Chefe da Seção de Gestão de Tecnologia da Informação. Parágrafo Único. O Diretor de Telemática da Polícia Militar do Distrito Federal poderá nomear membros efetivos lotados naquela Diretoria, até o limite de três policiais militares, para comporem a UTI/SEI-GDF do SEI-GDF, juntamente, com os membros natos.

Art. 8º Os presidentes da USG/SEI-GDF e da UTI/SEI-GDF poderão convidar profissionais de notório saber para participarem, como colaboradores, dos trabalhos afetos às suas respectivas unidades, de acordo com a necessidade e conveniência.

Art. 9º O oficial mais antigo da USG/SEI-GDF e da UTI/SEI-GDF, nos termos dos artigos 3° e 5° desta Portaria, substituirão os respectivos Presidentes nos casos de afastamentos temporários.

Art. 10. Constitui ato de serviço o comparecimento dos membros às reuniões da USG/SEI-GDF e da UTI/SEI-GDF.

• 1º As reuniões da USG/SEI-GDF e da UTI/SEI-GDF serão registradas em ata e a ausência de quaisquer dos membros deverá ser justificada por escrito.
• 2º As reuniões da USG/SEI-GDF e da UTI/SEI-GDF somente poderão ocorrer com a presença do seu presidente ou, no caso de seu afastamento legal, de seu substituto.

Art. 11. A Unidade Setorial de Gestão (USG/SEI-GDF) e a Unidade de Tecnologia da Informação (UTI/SEI-GDF) deverão reunir-se sempre que houver assuntos a serem deliberados em suas respectivas áreas temáticas, seja sobre demandas atinentes à gestão de documentos, protocolos e arquivos, seja aquelas relativas à tecnologia da informação a serem tratadas no SEI-GDF.

Parágrafo Único. A USG/SEI-GDF e a UTI/SEI-GDF poderão se reunir sempre que convocadas por seus respectivos presidentes, requisitadas por quaisquer de seus membros ou quando instadas pelo Comando-Geral da Corporação.

Art. 12. A tramitação dos documentos da USG/SEI-GDF dar-se-á no SEI-GDF, em unidade específica a ser criada dentro da estrutura orgânica da Corporação.

Art. 13. A tramitação dos documentos da UTI/SEI-GDF dar-se-á no SEI-GDF, em unidade específica a ser criada, dentro da estrutura orgânica da Corporação.

Art. 14. O Chefe do GCG poderá editar Instrução Normativa para normatizar os procedimentos relativos à gestão, ao funcionamento e à utilização da USG/SEI-GDF e da Unidade de Envio e Recebimento Externo de processos por meio do Barramento (ConectaGov), no âmbito da Polícia Militar do Distrito Federal, obedecendo os parâmetros definidos na Portaria SEPLAG nº 459, de 25 de novembro de 2016.

Art. 14. O Chefe do GCG poderá editar Instrução Normativa para normatizar os procedimentos relativos à gestão, ao funcionamento e à utilização da USG/SEI-GDF e da Unidade de Envio e Recebimento Externo de processos por meio do Barramento (ConectaGov), no âmbito da Polícia Militar do Distrito Federal, obedecendo os parâmetros definidos na Portaria SEEC nº 03, de 05 de janeiro de 2022. (Alterado pela Portaria PMDF n° 1.261, de 09 de fevereiro de 2022).

Parágrafo único. A Instrução Normativa editada pelo Chefe do GCG tem caráter vinculado para todas Unidades da PMDF.

Art. 15. O Chefe do Departamento de Logística e Finanças (DLF), ouvido o Diretor da DITEL, poderá editar Instrução Normativa para normatizar os procedimentos voltados para a consecução das atividades afetas à tecnologia da informação para fins de funcionamento e otimização do SEIGDF na Corporação.

Art. 16. Com o objetivo de uniformizar e ajustar a comunicação entre as Unidades da Corporação e destas para os órgãos e entidades públicas ou privadas no ambiente SEI-GDF, até que sobrevenha o novo Manual de Redação Oficial da PMDF, de forma excepcional, deve-se adotar a seguinte estrutura nos ofícios e circulares:

I – Cabeçalho;

II – Identificação do expediente;

III – Local e data do documento;

IV – Endereçamento;

V – Referência;

VI – Assunto;

VII – Interessado(s);

VIII – Anexo(s);

IX – Texto do documento;

X – Fechos para comunicações; e

XI – Identificação do signatário. Parágrafo único. Nos casos de omissão, adota-se, no que couber e de forma subsidiária, o Manual de Comunicação do GDF e o Manual de Redação da Presidência da República, considerando as características do Sistema SEI-GDF. Art. 17. Os principais parâmetros para uso e gestão do Sistema Eletrônico de Informações (SEIGDF) encontram-se estabelecidos na Portaria SEPLAG nº 459, de 25 de novembro de 2016. Art. 17. Os principais parâmetros para uso e gestão do Sistema Eletrônico de Informações (SEIGDF) encontram-se estabelecidos na Portaria SEEC nº 03, de 05 de janeiro de 2022. (Alterado pela Portaria PMDF n° 1.261, de 09 de fevereiro de 2022).

Parágrafo único. As demais diretrizes e orientações estão disponibilizados no Portal Eletrônico Documentação SEI-GDF.

Art. 18. Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.